Ordre de mission ONG : gérer les déplacements terrain de A à Z
Une mission terrain, ce n'est pas un document : c'est une chaîne. Demande motivée, validation, réservation, ordre de mission signé, per diem calculé, avance éventuelle, puis au retour cartes d'embarquement, justificatifs, rapport de mission et paiement. Chaque maillon manquant devient une dépense inéligible potentielle — le sujet de notre guide des dépenses inéligibles.
Ce que doit contenir un ordre de mission
Le document officiel qui autorise le déplacement doit porter : l'identité du missionnaire, l'objet de la mission, les dates et destinations, le projet et la ligne budgétaire d'imputation, le régime de per diem applicable, et la signature de l'autorité habilitée (délégation de pouvoir à jour). Les bailleurs y ajoutent leurs exigences : assurance, mémo sécurité avant départ, et la politique per diem de référence.
Les 3 points de friction classiques
- Le per diem discuté : qui a réservé l'hébergement ? Était-il gratuit ? Le taux appliqué (100 % ou réduit) doit découler d'une règle écrite, pas d'une négociation au retour.
- L'avance non soldée : une mission de plus de quelques jours justifie une avance terrain — qui doit être apurée par le justificatif de mission, jamais oubliée.
- Le TERF incomplet : sans cartes d'embarquement et rapport de mission, la dépense entière peut sauter en audit.
Le circuit Abvius : de la demande au paiement, sans ressaisie
Le module Voyages d'Abvius enchaîne toute la mission dans un seul flux :
- Demande en 3 étapes : projet et code analytique, trajets (aller-retour ou multi-destinations, tous modes), détails de mission — avec le choix d'hébergement qui détermine automatiquement le régime de per diem, la case passeport obligatoire, le besoin de visa, et la demande d'avance qui s'ouvre au-delà de 5 jours.
- Validation puis logistique : le chef de projet approuve, l'équipe logistique réserve, saisit le per diem journalier (lien vers les taux de référence de la Commission européenne) et téléverse les billets — le voyageur est notifié « Tickets Available ».
- Ordre de mission généré en un clic, en PDF, avec logo, SIRET et signature du dirigeant du projet, accompagné du mémo avant départ et de l'attestation d'assurance annuelle.
- TERF guidé au retour : cartes d'embarquement, per diem recalculé selon la règle (hébergement réservé par l'organisation = taux réduit ; sinon 100 %), dépenses annexes avec justificatifs et preuves de conversion, rapport de mission obligatoire.
- Paiement et imputation automatiques : la finance paie, le budget du code analytique est mis à jour frais de change compris, et le dossier complet (ordre de mission, billets, TERF, preuves) est archivé, prêt pour l'audit — c'est le principe des dossiers audit-ready d'Abvius, hébergés en France sur serveurs HDS.
Le tout se pilote depuis les timesheets et l'espace RH — voir notre guide du SIRH humanitaire — et fonctionne pour vos partenaires, inclus sans surcoût.
En pratique
Écrivez votre règle per diem noir sur blanc, câblez-la dans l'outil, et exigez le TERF avant tout remboursement : trois décisions qui suppriment 90 % des litiges de mission. Prochaine étape : notre guide des achats humanitaires pour la face logistique de vos projets.